Bez kategorii

Narzędzia papierowe, których używam do zarządzania czasem

Od dłuższego czasu poszukiwałam sposobów jak zapanować nad listą swoich zadań, czy generalnie czynnościami, które wykonuję, tak aby móc je z perspektywy czasu ocenić, podsumować. Ale także, aby na co dzień móc zapanować nad moimi myślami przelatującymi przez głowę rozwalającymi to, nad czym aktualnie pracuję. Czy po prostu projektami, które chce zrealizować. Jeśli chodzi o projekty, to z jednej strony przez długi czas zajmowałam się zarządzaniem projektami, więc w teorii wiem jak to robić. Ale zupełnie inaczej zarządza się projektami, czy zespołem, a nawet działem, jeśli masz ludzi, rozdzielasz im zadania, odpytujesz z wykonania. Zupełnie inaczej zarządza się zadaniami własnymi, celami osobistymi, gdzie ciężko dyscyplinować czy odpytywać kogoś innego niż siebie samego. Z drugiej strony zawsze miałam poczucie, że w swoim życiu dużo robię, dużo nacisku kładę na rozwój osobisty, ale gdy przychodził koniec roku i fajnie by było podsumować i się docenić, lub okrzyczeć, wyciągnąć lekcje na kolejny rok, to strasznie ciężko mi było to zrobić, bo najzwyczajniej w świecie nie miałam zebranych danych. Pewnego dnia powiedziałam sobie dość i stwierdziłam, że nie pozwolę, aby moje życie przelatywało przez palce, że jakoś muszę je zaplanować, aby zrealizować moje cele i wyciągnąć lekcje na przyszłość.


Zaczęłam od przyjaźni z kalendarzem papierowym. Wiele z nich napoczęłam, aż znalazłam śliczny czerwony, cienki ale wielkości laptopa kalendarz. Gabarytowo i wielkościowo był super, aby móc go nosić razem z laptopem i mieć zawsze przy sobie. Ale z dnia na dzień stopniowo przestawałam z niego korzystać i finalnie po paru tygodniach przestałam w ogóle. Zaczęłam się zastanawiać dlaczego? Doszłam do wniosku, że chodzi o jego narzuconą strukturę. Musiałam się wpasować w coś co ktoś zaprojektował i nie mogłam w tym układzie nic zmienić.

Wtedy zaczęłam zastanawiać się – to w czym ja mam planować? Mogłabym zawsze użyć narzędzi elektronicznych, z których z resztą korzystam. Ale potrzebuję też coś na papierze. Po co? Po to, aby dać moim oczom odpocząć, bo lepiej mi się myśli gdy mogę pisać na papierze, bo mogę rysować, kreślić i zmazywać. Zaczęłam od zwykłego zeszytu w kratkę. Podglądałam różne osoby jak sobie projektują tygodniówki, jakie inne strony dodają, aby ich organizacja czasu pracy była efektywna. Aby notować to, co ważne. Jednak zeszyt, który kopiłam był w dobrym formacie, ale zupełnie nie moim kolorze. Więc go okleiłam. I znów przez kilka tygodni szalałam z zachwytu, ale coś nie grało. Więc zdecydowałam się na zakup Planera pełnego czasu od Pani swojego czasu, aby przetestować ten genialny papier w kropki. Wybrałam tzw. żółtko i póki co miłość trwa.

Oczywiście podejść do poszczególnych kart miałam już wiele. Podejrzewam, że moje eksperymenty jeszcze i tak się nie skończyły, ale to co jest super w planerach, to ta wolność, zresztą jedna z moich kluczowych wartości. Mogę planować i przeplanowywać, aż mi kartek zabraknie. Aktualnie doszłam do następujących kart, które pomagają mi się zorganizować:

1. Podsumowanie roku poprzedniego

Jest to miejsce gdzie miesiąc po miesiącu spisuję ważne wydarzenia, które miały miejsce. Nie chodzi tutaj o np. urodziny osoby dla mnie ważnej, ale ważne dla mnie momenty. To podsumowanie robię na początku kolejnego roku przeglądając karty planera. Taka podróż w przeszłość. Nie zawsze są to same miłe momenty, ale ważne lekcje dla mnie.

2. Cele na nadchodzący rok

Dobrze wiedzieć co się chce w danym roku osiągnąć. Dlatego próbuje sobie określić cele na dany rok, aby wiedzieć do czego dążę, co chcę zrealizować. Są to cele w różnych obszarach: zawodowym, rozwojowym, towarzyskim, wolnego czasu, czy podróży. Spisuję sobie w jednym miejscu i co jakiś czas tu zaglądam, aby wybrać temat, którym chcę się zająć, lub dopisać fantastyczny pomysł, który właśnie wpadł mi do głowy. Jest to takie miejsce moich inspiracji i także marzeń.

3. Moje wartości

Mój proces coachingowy oraz szkoła coachingu uzmysłowiły mi, dlaczego czasem tak się męczę z pewnymi zadaniami, ponieważ są one sprzeczne z moimi wartościami. Dlatego postanowiłam spisać w jednym miejscu moje najważniejsze wartości. Zdefiniować co one dla mnie oznaczają. Zastanowić się na ile je realizuję i co mogę zrobić, aby postępować w zgodzie z nimi. Jest to mój wewnętrzny kompas, który determinuje co i jak robię.

4. Całoroczny plan rozwojowy

Lubię pracować nad swoim rozwojem. Lista całorocznego planu rozwojowego powstała z dwóch powodów:

  • aby móc zinwentaryzować materiały, które mnie interesują i je już posiadam lub zdobywam w ciągu roku, w jednym miejscu
  • aby na koniec kwartału, czy roku móc podsumować co udało mi się zrealizować

Gdy planuję czas na rozwój, wybieram jedną rzecz z listy i biorę się do pracy. Dodatkowo, gdy coś interesującego pojawia się w trakcie roku, to dopisuje do listy, dlatego znajdują się tutaj także webinary osób, które dopiero odkrywam. Na liście zaznaczam co zrealizowałam i w jakim miesiącu. Pomaga mi to w podsumowaniach miesiąca, kwartału, czy roku, docenić siebie ile zrobiłam.

5. Book tracker

Jest wiele książek, które chcę przeczytać. Generalnie wchodząc do sklepu z książkami stacjonarnego, czy online ciężko mi wyjść z jedną pozycją. Ale ponieważ ilość czasu mam skończoną, a zajęć które chcę wykonać dużo, postanowiłam pogrupować książki w kilka kategorii i w ramach każdej zdecydować, którą pozycję przeczytam. Ponieważ wiele ciekawych pozycji się cały czas pojawia, w book trackerze planuję zazwyczaj jeden kwartał, tak aby w kolejnym móc zdecydować co dalej. Dodatkowo co jakiś czas śledzę postęp ilości stron przeczytanych. To po prostu wpływa na mnie motywująco, jak zapełniam krateczki postępu.

6. Lista książek

Aby nie wykupić wszystkich książek świata od razu, bo nie mam na tyle miejsca, żeby je przechowywać, a jakoś tak wolę papierowe niż elektroniczne, mam w swoim planerze miejsce na inspirację. Gdy pojawi się pomysł na nową książkę, która podejrzana gdzieś mnie zaciekawi, wówczas trafia na tą listę. W momencie planowania kolejnego kwartału czytania w book trackerze, wybieram pozycje miedzy innymi z tej listy lub z regału z książkami, jeśli już je posiadam.

7. Układ roczny

W tym miejscu zapisuję ważne daty w poszczególnych miesiącach. Są to na przykład urodziny, czy imieniny członków rodziny. Daty wszelkiego rodzaju ubezpieczeń, aby zaplanować je w płatnościach. Wesela i inne wydarzenia, a także urlopy. To miejsce uzupełniam także o okazje, wydarzenia, które w tym momencie pojawiają się na horyzoncie, ale ich czas jest w przyszłości, np. jakieś szkolenia, webinary, czy premiery e-booków lub książek. Tutaj też lądują zapiski o wizytach u lekarza czy fryzjerki. Wszelkie przyszłościowe wydarzenia, które jeszcze nie mają zaplanowanej swojej części miesięcznej, tygodniowej, czy dniowej.

8. 100 marzeń

Jest to moja lista zajęć, które bym chciała zrobić dla przyjemności w wolnym czasie. Są to rzeczy małe i duże. Od odległych podróży, przez lokalne wyprawy, filmy do obejrzenia w piątkowy wieczór, czy pomysły na obiad. Jest to przede wszystkim spis, z którego korzystam planując co będę robić w weekend. Nie lubię jak ten czas bezpowrotnie mija. Wolę go fajnie spędzić. Lubię mieć także wolną głowę, dlatego jak tylko wpada jakiś pomysł, to skrzętnie notuję go na liście. Później jak przychodzi planowanie weekendu, czy urlopu to otwieram ten fragment planera i działam.

9. Układ miesięczny

Bazując na układzie rocznym przepisuję do układu miesięcznego ważne daty dla tego konkretnego miesiąca. Tutaj podejść miałam wiele. W planerze pełnym czasu od Pani Swojego Czasu na samym początku jest 12 kart miesięcznych. Ponieważ nie są one z góry narzucone jako konkretne miesiące, a ja wiedziałam, że w jednym planerze zmieszczę co najwyżej pół roku (albo i nie), podzieliłam sobie te karty per miesiąc w następujący sposób:

  • wydarzenia prywatne, takie jak lekcje angielskiego, wizyty u fryzjera, lekarza czy ortodonty (niedawno założyłam aparat), webinary, sport, itd.
  • plan publikacji postów w social media, czyli pomysły na poszczególne dni, aby całość była spójna i przemyślana,
  • plan szkoleń, zajęć, warsztatów czy dni otwartych w mojej spółce prowadzonych przez różne osoby.

Takie ujęcie pozwalało mi jednym rzutem na kartę spojrzeć co się będzie działało w danym aspekcie mojego życia. Aktualnie zmieniłam układ i przed rozpoczęciem danego miesiąca samodzielnie rysuję układ miesiąca i tam umieszczam kluczowe dla mnie rzeczy, które wcześniej lądują w układzie rocznym. Dzięki temu nie wracam na początek planera, tylko wszystko jest „obok” konkretnego miesiąca.

10. Brain dump

Na początku miesiąca mam co najmniej dwie strony na tzw. brain dump. Moje myśli często mnie bombardują różnymi pomysłami. Aby nie sabotować samej siebie i nie dać się przekierować z jednej czynności na drugą powstały właśnie te strony. Jest to także moje źródło inspiracji. Wykonanie tych zadań oznaczam zgodnie z metodą alastaira. A jak miesiąc się zakończy, to weryfikuję aktualność listy i przepisuję do nowego brain dump, to co jeszcze czeka na wykonanie lub nie zostało zakończone.

11. Habit tracker

Kolejnym narzędziem, którego używam jest habit tracker. Jest wiele czynności nad którymi pracuję i chcę, aby stały się moimi nawykami. Nie są to zawsze czynności wykonywane codziennie. Część z nich jest wykonywana na przykład co drugi dzień. Narzędzie jakim jest trakcer pozwala mi weryfikować, czy faktycznie mają one miejsce. Jeśli chodzi o formę wizualną, to także w tym przypadku podejść miałam kilka, od tabelki per tydzień, po tzw.  duch door i jedną tabelkę na cały miesiąc (z której kompletnie nic nie widziałam). Aktualnie używam dla każdego nawyku rozpisanego kalendarza w formie „kwadracika”, tzn.  każdy tydzień jeden pod drugim i tak dla każdego nawyku. Następnie jeśli czynność się pojawiła, zaznaczam dany dzień w mini kwadracik. Wizualnie takie rozrysowanie póki co bardzo mi się podoba, chociaż przygotowanie jest bardzo czasochłonne.

12. Tygodniówka

Najważniejsze dla mojej tygodniówki jest to, aby była na dwóch sąsiadujących ze sobą stronach. Lubię widzieć cały tydzień na raz. Jeśli chodzi o podejścia, to pewnie już nikogo nie zdziwię, ale miałam ich kilka. Jednak zawsze były to raczej proste ramki czy linie, niż zdobne strony. Eksperymentowałam jedynie z kolorystyką, czy naklejkami. Obecnie idę w dużą prostotę estetyczną i czarne linie. Jednak coś czuję, że mojej ulubionej tygodniówki jeszcze nie odkryłam. Wizualnie u innych podobają mi się pewne rozwiązanie, ale w praktyce nie do końca sprawdzają się u mnie. W nadchodzącym tygodniu będę bardziej korzystała z metody alastaira, aby w kółko nie przepisywać z dnia na dzień tych samych czynności. W pracy na etacie zazwyczaj blokowałam sobie bloki czasowe na moje zadania pomiędzy różnymi spotkaniami w Outlooku. Jednak podczas pracy z domu z powodu korona wirusa jeszcze więcej osób (ważnych osób) zaczęło próbować „wbić” się ze spotkaniem w mój kalendarz. Dlatego zadania, które mogę wykonać o różnych porach i nie muszę nimi blokować Outlooka zapisuję w tygodniówkach papierowych, aby ich nie pogubić, ale jednocześnie nie musieć o nich pamiętać, jeśli aktualnie nad nimi nie pracuję. Stosuję tutaj metodę alastaira i naprawdę super mi się sprawdza.

13. Podsumowanie tygodnia

Mój tydzień wieńczy podsumowanie tygodnia w formie rozpisania tego co było na plus, i tego co na minus. Mimo tego, że ponoć najlepsze na podsumowania jest piątkowe popołudnie, ja swoje podsumowania przeniosłam na niedzielne popołudnie. Dlaczego? Ponieważ cały czas pracuję na etacie. I ten etap faktycznie podsumowuję w piątki. Ale zadania poza etatem w dużej mierze wykonuję w weekendy. Dlatego zrobienie podsumowania w piątkowe popołudnia mnie frustrowało, do tego byłam zmęczona i przytłoczona intensywnym tygodniem. Podsumowanie w niedziele sprawia mi dużo frajdy i super wieńczy miniony tydzień.

14. Rozwojowe podsumowanie kwartału

Rozwój jest dla mnie bardzo ważny. Nie lubię stać w miejscu. Nie lubię poczucia, że czas przelatuje mi przez palce. Dlatego w ostatnich dniach kwartału weryfikuje poszczególne tygodnie, co się w nich działo i konfrontuję z listą całorocznego planu rozwojowego oznaczając co, w którym miesiącu zrealizowałam. Dzięki temu wiem, czy idę do przodu. Przypominam sobie też jaką fajną wiedzę z różnych obszarów zdobyłam. Na notatki z webinarów, szkoleń, książek czy artykułów wykorzystuję mini planer pełen czasu. Jego kartki bardzo szybko się zapełniają. Jednak jest tak super poręczny, że chętnie w nim notuję, a potem chodzę z tą wiedzą po mieszkaniu, czy zabieram ze sobą w podróż. Super jest mieć te perełki wiedzy pod ręką. Ciekawe ile tych planerów zapiszę w tym roku.

15. Burze mózgów

Bardzo lubię to narzędzie do rozkładania na czynniki pierwsze projektów. Dlatego zawsze zaczynając coś nowego rozpisuję to sobie w takiej formie na kartach planera. Początkowo planer podzieliłam na pół. Pierwsza połowa służyła typowo do planowania czasu, a druga do projektów i merytoryki, Jednak aktualnie to zmieniam. Nie rozpisuję już całego miesiąca z góry, tylko będę poszczególne tygodnie przeplatać własnie na przykład takimi burzami mózgów. Dzięki temu będę wiedziała nad czym w jakim czasie pracowałam. Zobaczymy, na ile to podejście mi się sprawdzi.


Planowanie na papierze działa na mnie kojąco. Lubię rysować te wszystkie tabelki, kreski czy listy. Zazwyczaj robię to w soboty, gdy mój mózg wraca jeszcze na swoje tory po całym tygodniu pracy na etacie. Mam taką chwilę dla siebie. Mogę się porysować po palcach, skupić na kropkach, nie myśleć o wielkim świecie wokół. Takie ukojenie daje mi reset i ładuje baterie. Daje kopa do działania, bo czas działać🙂


Jeśli miałabyś ochotę dowiedzieć się coś więcej o planowaniu i zarządzaniu czasem zapraszam Cię do kontaktu. W swojej ofercie mam dla Ciebie konsultacje oraz warsztaty stacjonarne, jak tylko znów będzie można się spotykać.

Autor: Aleksandra Kudera z Czas Działać

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *