Zarządzanie czasem

Masz wolną chwilę?

W zarządzaniu sobą w czasie wcale nie chodzi o listy zadań do wykonania, ani o pracę zgodnie z jakimś skomplikowanym pięcioetapowym system, ani o jakieś zaawansowane schematy logiczne.W zarządzaniu czasem chodzi o wartości, priorytety i powtarzalne, regularne nawyki.

Jeśli jesteś jedną z tych osób, które chcą lepiej wykorzystać swój czas, prawdopodobnie spodziewasz się listy porad, narzędzi i systemów, które zwiększą Twoją wydajność i sprawią, że uda Ci się wygospodarować kilka dodatkowych godzin w ciągu tygodnia. Tymczasem najważniejszym przykazaniem strategii zarządzania czasem i produktywnością nie ma formy triku. Chodzi o zmianę nastawienia. Milionerzy, którzy doszli na szczyt, sportowcy, najlepsi uczniowie, czy po prostu ludzie, którzy odnoszą sukcesy, podchodzą w dość specyficzny sposób do kwestii czasu. Dlatego zastanów się przez chwilę, co dla Ciebie jest w życiu najcenniejsze. Poświęć minutę lub dwie i stwórz listę tych rzeczy, które najbardziej cenisz.

„Masz wolną chwilę?”

Jak wiele uwagi poświęcasz pieniądzom? Ciężko pracujesz, aby je zarobić. Pilnujesz stanu konta. Szukasz okazji do inwestycji. Martwisz się, że ktoś może ukraść Twoje pieniądze. Nigdy nie zostawiasz portfela na widoku. Nigdy nie powierzasz osobom niezaufanym Twojej karty płatniczej. Nigdy nie dzielisz się kodem PIN do karty. A jak podchodzisz do czasu? Czasu, którego odzyskanie jest niemożliwe. Nie można go kupić. Nie można go pożyczyć. A mimo to często pozwalamy innym, żeby nas z niego okradali prostym pytaniem „masz wolną chwilę?”

Jeśli robisz dwie rzeczy na raz, nie robisz ani jednej

Czy multitasking istnieje? Jak często wydawało Ci się, że tak? Jak często w takim trybie udało Ci się zakończyć istotne zadania? Czy panowie stosują multitasking? Nie mam tu na myśli łączenia prostych, codziennych zadań typu prasowanie, podczas którego oglądasz serial na Netflix. Chodzi o te istotne zadania, które wpływają na nasze życie. Lubisz gdy w trakcie ważnej dla Ciebie rozmowy, rozmówca sprawdza maile, czy social media? Jak często Ty sama tak robisz?

Musisz wiedzieć, na czym się skupić i jak wykonać zadanie. Powinnaś wiedzieć, które zadanie jest najważniejsze (Most Important Task – MIT). Co tak naprawdę jest najważniejsze dla Ciebie? Jakie aktywności przyniosą największy zysk z inwestycji przy założeniu wykonania zadania? Posiadanie codziennego MIT przekłada się na wyższy poziom energii i poczucie komfortu. Jaki MIT zaplanowałaś na dziś? A jaki na jutro?

Work book „Na nic nie mam czasu, czyli o tym jak znaleźć czas”

Rzeczy, które znaczą najwięcej, nie mogą być nigdy na łasce tych, które liczą się najmniej

Po tym jak określisz MIT, musisz też zdecydować, jakie działania będą prowadzić do osiągnięcia celu, i które aktywności są najważniejsze w tej chwili. Zaczynaj zawsze od najważniejszych punktów na Twojej liście priorytetów. Jeśli nie spędzasz tygodnia pracy na realizacji zadań, które uważasz za najważniejsze, to był to tydzień zmarnowany! Dlatego zadaj sobie pytanie, nad czym postanawiam pracować dzisiaj?

Zidentyfikuj swój MIT. Następnie przekształć to zadanie w pozycję w kalendarzu i zarezerwuj czas na jego wykonanie najwcześniej jak to możliwe. Według naukowców większość ludzi osiąga największą wydajność i wchodzi na najwyższy poziom funkcjonowania poznawczego w ciągu pierwszych dwóch godzin po dojściu do pełnej sprawności po przebudzeniu. Nie pozwól, aby ktoś zabrał Ci ten najcenniejszy czas. Jednym z najsmutniejszych błędów w procesie zarządzania czasem, jest skłonność ludzi do zmarnowania dwóch najbardziej produktywnych godzin dnia na sprawy, które nie wymagają dużych umiejętności poznawczych (np. przeglądanie social media). Gdyby udało Ci się uratować te dwie cenne godziny, osiągnęłabyś o wiele lepsze efekty w dążeniu do tego, czego szczerze pragniesz.

Dlatego zaplanuj czas w pierwszej części dnia pracy na wykonywanie zadań powiązanych z najważniejszym zagadnieniem, Twoim numerem jeden, priorytetem. Skup się na zadaniu, bez przerw, zakłóceń, sprawdzania poczty, weryfikowania social mediów i zanim obudzi się reszta świata. W pierwszej kolejności zajmij się pracą twórczą. Pracę reaktywną zostaw na później.

Prawdziwa praca

Wieczorem przygotuj listę rzeczy, które musisz koniecznie zrobić dnia następnego. Rano, gdy siądziesz przy biurku, zanim sprawdzisz pocztę, najpierw wykonaj zadania z listy. Przeznacz poranek na „prawdziwą pracę”. Rano łatwiej się skupić, nie jesteś jeszcze pod presją ciągłych spotkań, które utrudniają niezbędną koncentrację. Dlatego warto rozważyć planowanie spotkań na późniejsze godziny, a rano skupić się na Twoich priorytetach.

Zidentyfikuj swoje najważniejsze priorytety (MIT – Most Important Task) i pracuj nad nimi codziennie, zanim zajmiesz się czymkolwiek innym.

Autor: Ola z Czas Działać

Pobierz darmowy rozdział

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *